Bekijk alle opdrachten
Communicatie Professional Implementatie DefDoc
2511 CB Den Haag, OnbekendVoor Defensie in Den Haag zijn wij op zoek naar een Communicatie Professional Implementatie DefDoc.
VOG nodig voor de inzet.
Start: dinsdag 1 september 2026
Duur: tot maandag 28 februari 2028 met optie op verlenging (18 mnd met 2x kans op verlenging 2x 12 maanden)
Uren: 32 uur p.w.
Locatie Den Haag, 2 dagen vanuit huis. (Thuiswerken is toegestaan, conform desbetreffende aangegeven frequentie)
Deadline 04 jun. 2026 (do.),
Opdrachtomschrijving
De communicatie professional gaat aan de slag in het team verantwoordelijk voor de Defensiebrede uitrol van DefDoc (uiteindelijk ruim 20.000 gebruikers bij de Defensieonderdelen). Binnen het team Communicatie, Opleidingen en Adoptie heb je intensief contact met de algemeen coördinator en collega specialisten op het gebied
van verandermanagement, opleidingen en adoptie. Daarnaast begeleidt je i-adviseurs in uitvoerende werkzaamheden. Voor de werkzaamheden is contact met medewerkers van implementatieteams en Defensieonderdelen noodzakelijk, zowel op kantoren in Den-Haag als via MS Teams. Defensie
heeft locaties verspreid over het hele land en incidentele aanwezigheid op een Defensieonderdeel kan worden verwacht, waarvoor flexibiliteit wordt gevraagd.
De hoofdtaken bestaan uit:
• (Mede-)opstellen van communicatieplannen incl. tijdsplanning vanuit de implementatie planning per Defensieonderdeel.
• Afstemming met communicatie-afdelingen van de verschillende Defensieonderdelen. • Organiseren van promotiecampagne DefDoc incl. contentcreatie en evenementorganisatie.
• Ondersteuning adoptieproces en organisatie contactmomenten met DefDoc verandernetwerken (ambassadeurs, key-users, trainers).
• (Door)ontwikkelen van communicatiematerialen zoals infographics, posters en flyers.
• Redacteur van communicatieberichten en nieuwsbrieven.
Eisen:
Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel of soortelijke functie.
Wensen:
• Kandidaat heeft bij voorkeur werkervaring als communicatiespecialist of een vergelijkbare rol.
• Kandidaat heeft aantoonbare werkervaring bij een grotere organisatie met IT transitie-, verander- of implementatietrajecten.
• Kandidaat heeft ervaring met informatiehuishouding en een basisbegrip van informatiemanagement, informatiesystemen en gegevensbeheer.
• Kandidaat is pro-actief en bezit over sterke communicatieve vaardigheden, kan schakelen met diversiteit aan belanghebbende en is een teamspeler.
• Kandidaat heeft ervaring met het faciliteren en organiseren van teamsessies en events.
Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan aangegeven eis aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel.
Achtergrond opdracht
Bijzonderheden
- DOO is het programma dat Defensie uitvoert als departementale doorvertaling van het Rijksprogramma Overheid Open op Orde en levert daarmee een bijdrage aan de realisatie van de Defensievisie 2035. Het programma is geplaatst onder de Defensie Bestuursstaf waaronder de CIO-Office.
De (CIO) stimuleert, richt en toetst de digitale transformatie van Defensie, gericht op het maximaliseren van de gewenste I&T effecten. Het programma werkt voor de realisatie van IT verandering nauw samen met JIVC, de IV/ICT-organisatie, die alle Defensieonderdelen faciliteert in het effectief en doelmatig kunnen (blijven) uitvoeren van hun taken waaronder een gezaghebbende informatiepositie en een doelmatige informatiehuishouding. -
Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO)voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensiebreed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat. De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) genaamd DefDoc is een cruciaal
onderdeel van de integrale business transformatie voor de verbeterde informatiehuishouding.
Met de defensiebrede implementatie van dit systeem wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost. DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Het bevordert dat informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk wordt. Om een defensiebrede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze belangrijke uitgangspunten van DefDoc.
Deze Defensiebrede uitrol vindt de komende 2 jaar plaats en bestaat uit parallelle deelprojecten per Defensie Onderdeel (Landmacht, Luchtmacht, Marine, Marechaussee en ondersteunende Commando's, Directies en Diensten). Je werkt in een overkoepelend team met specialisten en ondersteuners op gebied van verandermanagement, communicatie, opleidingen en adoptie.
Samenvattende opgave en missie
Analyseert het bedrijfsdomein en optimaliseert de bedrijfsprestaties door middel van een technologietoepassing. Analyseert de informatie en de processen die nodig zijn om bedrijfsplannen te ondersteunen. Formuleert functionele en niet-functionele vereisten van de bedrijfsorganisatie en adviseert over de levenscyclus van de informatieoplossingen. Evalueert de impact in termen van verandermanagement.
Taken
Draag bij aan de voorbereiding van het bedrijfsplan van de organisatie
Analyse van zakelijke vereisten en ontwerpgerelateerde processen
Ondersteuning van digitale transformatie, het identificeren van verbeterpunten in bedrijfsprocessen
Bied mogelijke ICT-oplossingen die voldoen aan de ICT-strategie
Ontwikkel businesscases met betrekking tot de voorgestelde oplossingen
Analyseer vereiste informatie en documenten
Plan ontwikkelen voor continuïteit van operaties
VOG nodig voor de inzet.
Start: dinsdag 1 september 2026
Duur: tot maandag 28 februari 2028 met optie op verlenging (18 mnd met 2x kans op verlenging 2x 12 maanden)
Uren: 32 uur p.w.
Locatie Den Haag, 2 dagen vanuit huis. (Thuiswerken is toegestaan, conform desbetreffende aangegeven frequentie)
Deadline 04 jun. 2026 (do.),
Opdrachtomschrijving
De communicatie professional gaat aan de slag in het team verantwoordelijk voor de Defensiebrede uitrol van DefDoc (uiteindelijk ruim 20.000 gebruikers bij de Defensieonderdelen). Binnen het team Communicatie, Opleidingen en Adoptie heb je intensief contact met de algemeen coördinator en collega specialisten op het gebied
van verandermanagement, opleidingen en adoptie. Daarnaast begeleidt je i-adviseurs in uitvoerende werkzaamheden. Voor de werkzaamheden is contact met medewerkers van implementatieteams en Defensieonderdelen noodzakelijk, zowel op kantoren in Den-Haag als via MS Teams. Defensie
heeft locaties verspreid over het hele land en incidentele aanwezigheid op een Defensieonderdeel kan worden verwacht, waarvoor flexibiliteit wordt gevraagd.
De hoofdtaken bestaan uit:
• (Mede-)opstellen van communicatieplannen incl. tijdsplanning vanuit de implementatie planning per Defensieonderdeel.
• Afstemming met communicatie-afdelingen van de verschillende Defensieonderdelen. • Organiseren van promotiecampagne DefDoc incl. contentcreatie en evenementorganisatie.
• Ondersteuning adoptieproces en organisatie contactmomenten met DefDoc verandernetwerken (ambassadeurs, key-users, trainers).
• (Door)ontwikkelen van communicatiematerialen zoals infographics, posters en flyers.
• Redacteur van communicatieberichten en nieuwsbrieven.
Eisen:
Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel of soortelijke functie.
Wensen:
• Kandidaat heeft bij voorkeur werkervaring als communicatiespecialist of een vergelijkbare rol.
• Kandidaat heeft aantoonbare werkervaring bij een grotere organisatie met IT transitie-, verander- of implementatietrajecten.
• Kandidaat heeft ervaring met informatiehuishouding en een basisbegrip van informatiemanagement, informatiesystemen en gegevensbeheer.
• Kandidaat is pro-actief en bezit over sterke communicatieve vaardigheden, kan schakelen met diversiteit aan belanghebbende en is een teamspeler.
• Kandidaat heeft ervaring met het faciliteren en organiseren van teamsessies en events.
Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan aangegeven eis aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel.
Achtergrond opdracht
Bijzonderheden
- DOO is het programma dat Defensie uitvoert als departementale doorvertaling van het Rijksprogramma Overheid Open op Orde en levert daarmee een bijdrage aan de realisatie van de Defensievisie 2035. Het programma is geplaatst onder de Defensie Bestuursstaf waaronder de CIO-Office.
De (CIO) stimuleert, richt en toetst de digitale transformatie van Defensie, gericht op het maximaliseren van de gewenste I&T effecten. Het programma werkt voor de realisatie van IT verandering nauw samen met JIVC, de IV/ICT-organisatie, die alle Defensieonderdelen faciliteert in het effectief en doelmatig kunnen (blijven) uitvoeren van hun taken waaronder een gezaghebbende informatiepositie en een doelmatige informatiehuishouding. -
Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO)voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensiebreed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat. De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) genaamd DefDoc is een cruciaal
onderdeel van de integrale business transformatie voor de verbeterde informatiehuishouding.
Met de defensiebrede implementatie van dit systeem wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost. DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Het bevordert dat informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk wordt. Om een defensiebrede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze belangrijke uitgangspunten van DefDoc.
Deze Defensiebrede uitrol vindt de komende 2 jaar plaats en bestaat uit parallelle deelprojecten per Defensie Onderdeel (Landmacht, Luchtmacht, Marine, Marechaussee en ondersteunende Commando's, Directies en Diensten). Je werkt in een overkoepelend team met specialisten en ondersteuners op gebied van verandermanagement, communicatie, opleidingen en adoptie.
Samenvattende opgave en missie
Analyseert het bedrijfsdomein en optimaliseert de bedrijfsprestaties door middel van een technologietoepassing. Analyseert de informatie en de processen die nodig zijn om bedrijfsplannen te ondersteunen. Formuleert functionele en niet-functionele vereisten van de bedrijfsorganisatie en adviseert over de levenscyclus van de informatieoplossingen. Evalueert de impact in termen van verandermanagement.
Taken
Draag bij aan de voorbereiding van het bedrijfsplan van de organisatie
Analyse van zakelijke vereisten en ontwerpgerelateerde processen
Ondersteuning van digitale transformatie, het identificeren van verbeterpunten in bedrijfsprocessen
Bied mogelijke ICT-oplossingen die voldoen aan de ICT-strategie
Ontwikkel businesscases met betrekking tot de voorgestelde oplossingen
Analyseer vereiste informatie en documenten
Plan ontwikkelen voor continuïteit van operaties
De verantwoordelijk recruiter voor deze opdracht is Lisa van Meijeren. U kunt solliciteren via de sollicitatiebutton, of u kunt per e-mail l.meijeren@caesar.nl) of telefoon +31 6 11379562 contact opnemen.