Bekijk alle opdrachten
Projectleider Implementatie Document Management Systeem (DMS)
2511 CB, Den Haag, OnbekendVoor Defensie in Den Haag zijn wij op zoek naar een Projectleider Implementatie Document Management Systeem (DMS)
Start: denk aan augustus (na afronding Niveau Veiligheidsonderzoek VGB B)
Duur: 12 maanden met optie op verlenging
Uren: minimaal 32 uur per week
Locatie: Den Haag
Offsite werken bespreekbaar: Ja, 2 dagen. is een schatting, mits het werk dit toelaat. Afspraken met betrekking tot thuiswerken gaat altijd in overleg met de behoeftesteller.
Deadline: 3 juni 2026
Opdrachtomschrijving
De komende 2 jaar wordt binnen Defensie een nieuw Document Management Systeem (DMS) geïmplementeerd. Deze Defensiebrede uitrol is
onderdeel van het programma DOO en bestaat uit parallelle deelprojecten per Defensie Onderdeel (Landmacht, Luchtmacht, Marine, Marechaussee
en ondersteunende Commando's, Directies en Diensten).
Een implementatieprojectleider DefDoc werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving en is verantwoordelijk voor de uitrol van het Document
Management systeem DefDoc (Filenet platform) als onderdeel van de business transformatie op gebied van informatiehuishouding. In 2025 was de
Go-Live bij de Bestuursstaf. Uiteindelijk zullen plm 20.000 medewerkers het DMS/RMA systeem gebruiken.
Je werkt met een team van business analisten, gebruikersondersteuners en experts op gebied van procesanalyse, systeeminrichting, communicatie,
training en adoptie. De implementatieprojectleider stuurt samen met de businessprojectleider van het defensieonderdeel de implementatie aan. Uniformiteit in systeem en processen vs. lokale ondersteuning is een van de uitdagingen en een belangrijke succesfactor. Het is een dynamische
omgeving met een volle veranderkalender bij de Defensie onderdelen in combinatie met een groeiende volwassenheid op gebied van informatiehuishouding. Je rapporteert aan de overkoepelend projectmanager DefDoc, werkt samen met andere projectleiders, met het
productontwikkelteam en Informatiebeheer. De veranderkundige aanpak wordt gecoördineerd vanuit DOO en in de implementatie methodiek zijn de
lessons learned van afgeronde implementatie verwerkt. Er is centrale ondersteuning op gebied van communicatie, e-learning, klassikale training en
gebruikersondersteuning.
Voor de uitvoering van de opdracht is intensief contact met (het management van) de gebruikersorganisatie noodzakelijk. Regelmatige aanwezigheid op locatie van het betreffende Defensieonderdeel (verschilt per Defensie onderdeel) wordt verwacht, evenals de
Achtergrond opdracht
Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO)voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensiebreed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat.
De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) genaamd DefDoc is een cruciaal onderdeel van de integrale business transformatie voor de verbeterde informatiehuishouding. Met de defensiebrede implementatie van dit systeem wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost. DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Het bevordert dat informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk wordt. Om een defensiebrede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze belangrijke uitgangspunten van DefDoc. Hierbij wordt rekening gehouden met opgave en specificiteit per Defensie onderdeel.
Samenvattende opgave en missie
Beheert projecten om optimale prestaties en resultaten te bereiken. Definieert, implementeert en beheert projecten vanaf de conceptie tot de uiteindelijke levering. Verantwoordelijk voor het behalen van optimale
resultaten, conformeren aan normen voor kwaliteit, veiligheid en duurzaamheid en voldoen aan gedefinieerde scope, prestaties, kosten en planning. Implementeert agile werkwijzen waar van toepassing.
Taken
Eis
Wensen
Graag ontvangen wij passende profielen voorzien van Nederlands CV in word en motivatie.
Start: denk aan augustus (na afronding Niveau Veiligheidsonderzoek VGB B)
Duur: 12 maanden met optie op verlenging
Uren: minimaal 32 uur per week
Locatie: Den Haag
Offsite werken bespreekbaar: Ja, 2 dagen. is een schatting, mits het werk dit toelaat. Afspraken met betrekking tot thuiswerken gaat altijd in overleg met de behoeftesteller.
Deadline: 3 juni 2026
Opdrachtomschrijving
De komende 2 jaar wordt binnen Defensie een nieuw Document Management Systeem (DMS) geïmplementeerd. Deze Defensiebrede uitrol is
onderdeel van het programma DOO en bestaat uit parallelle deelprojecten per Defensie Onderdeel (Landmacht, Luchtmacht, Marine, Marechaussee
en ondersteunende Commando's, Directies en Diensten).
Een implementatieprojectleider DefDoc werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving en is verantwoordelijk voor de uitrol van het Document
Management systeem DefDoc (Filenet platform) als onderdeel van de business transformatie op gebied van informatiehuishouding. In 2025 was de
Go-Live bij de Bestuursstaf. Uiteindelijk zullen plm 20.000 medewerkers het DMS/RMA systeem gebruiken.
Je werkt met een team van business analisten, gebruikersondersteuners en experts op gebied van procesanalyse, systeeminrichting, communicatie,
training en adoptie. De implementatieprojectleider stuurt samen met de businessprojectleider van het defensieonderdeel de implementatie aan. Uniformiteit in systeem en processen vs. lokale ondersteuning is een van de uitdagingen en een belangrijke succesfactor. Het is een dynamische
omgeving met een volle veranderkalender bij de Defensie onderdelen in combinatie met een groeiende volwassenheid op gebied van informatiehuishouding. Je rapporteert aan de overkoepelend projectmanager DefDoc, werkt samen met andere projectleiders, met het
productontwikkelteam en Informatiebeheer. De veranderkundige aanpak wordt gecoördineerd vanuit DOO en in de implementatie methodiek zijn de
lessons learned van afgeronde implementatie verwerkt. Er is centrale ondersteuning op gebied van communicatie, e-learning, klassikale training en
gebruikersondersteuning.
Voor de uitvoering van de opdracht is intensief contact met (het management van) de gebruikersorganisatie noodzakelijk. Regelmatige aanwezigheid op locatie van het betreffende Defensieonderdeel (verschilt per Defensie onderdeel) wordt verwacht, evenals de
Achtergrond opdracht
Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO)voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensiebreed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat.
De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) genaamd DefDoc is een cruciaal onderdeel van de integrale business transformatie voor de verbeterde informatiehuishouding. Met de defensiebrede implementatie van dit systeem wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost. DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Het bevordert dat informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk wordt. Om een defensiebrede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze belangrijke uitgangspunten van DefDoc. Hierbij wordt rekening gehouden met opgave en specificiteit per Defensie onderdeel.
Samenvattende opgave en missie
Beheert projecten om optimale prestaties en resultaten te bereiken. Definieert, implementeert en beheert projecten vanaf de conceptie tot de uiteindelijke levering. Verantwoordelijk voor het behalen van optimale
resultaten, conformeren aan normen voor kwaliteit, veiligheid en duurzaamheid en voldoen aan gedefinieerde scope, prestaties, kosten en planning. Implementeert agile werkwijzen waar van toepassing.
Taken
- Organiseer, coördineer en leid het projectteam
- Zorg voor betrokkenheid en communicatie van belanghebbenden
- Houd toezicht op de projectvoortgang
- Coördineren, vastleggen en zorgen voor naleving van de kwaliteit
- Circulatie en distributie van informatie van de projecteigenaar
- Zorg ervoor dat het project helpt om de bredere doelen van de organisatie te ondersteunen
- Voldoen aan budgetten en levertijden
- Werk het project bij naargelang de veranderende omstandigheden
Eis
- De kandidaat beschikt op het moment van inschrijving over minimaal 4 jaar (48 maanden) aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als projectleider binnen het eCF-profiel Project Manager (of een aantoonbaar vergelijkbare functie), waarbij de kandidaat verantwoordelijk was voor het plannen, aansturen, beheersen en realiseren van projecten. Deze werkervaring dient duidelijk te blijken uit het CV, inclusief vermelding van opdrachtgever, functie, looptijd (maand/jaar) en uitgevoerde werkzaamheden.
Wensen
- Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan aangegeven eis aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel.
- Kandidaat heeft bij voorkeur tenminste 10 jaar aantoonbare relevante werkervaring als senior projectleider.
- Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met transitie-, verander- of implementatietrajecten bij organisaties met >2500 medewerkers;
- Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met interactie tussen bedrijfsprocessen, organisatie inrichting en IT;
- Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met stakeholdermanagement, het opstellen van plannen en rapportages, procesverbetering en escalatiemanagement;
- Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met projectmanagement en aansturing van projectteams (15+ medewerkers).
- Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met binnen Defensie c.q. het veiligheidsdomein.
- Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met op het gebied van informatiehuishouding vanuit de invalshoeken informatiemanagement, informatiesystemen en gegevensbeheer.
- Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met Document Management Systemen.
Graag ontvangen wij passende profielen voorzien van Nederlands CV in word en motivatie.
De verantwoordelijk recruiter voor deze opdracht is Ayse Sulek. U kunt solliciteren via de sollicitatiebutton, of u kunt per e-mail (a.sulek@caesar.nl) of telefoon (06- 46 23 42 37) contact opnemen.
