Bekijk alle opdrachten
Afdelingssecretaris
Utrecht, Kromhout kazerne, OnbekendVoor Defensie in Utrecht, Kromhout kazerne zijn wij op zoek naar een Afdelingssecretaris
Start: denk aan februari 2026 (na afronding Niveau Veiligheidsonderzoek VGB B)
Duur: 12 maanden
Uren: 36 uur per week
Locatie: Utrecht, Kromhout Kazerne
Offsite werken bespreekbaar: Ja, 70% op locatie
Deadline: 14 november
Opdrachtomschrijving
De afdelingssecretaris:
• Werkt mee aan stukken (memo's, nota's, besluiten, etc.).
• Heeft een coördinerende en bewakende rol bij het uitzetten van vraagstukken, opvolgen van acties en organiseren van reviews-bereid deze ook inhoudelijk voor.
• Ondersteunt inhoudelijk bij de voorbereiding van heidagen, afdelingsbijeenkomsten en brainstormsessies.
• Verzorgt rapportages en bewaakt het afdelingsmanagement systeem en de jaarplanningcyclus.
• Treedt op als aanspreekpunt bij projecten/ coördineert uitvragen en is aanspreekpunt voor voor tactisch-, strategische vraagstukken binnen de eigen afdeling maar ook voor andere afdelingen binnen IT-Infra.
• Is het primaire contactpunt (product owner) namens de afdeling naar het Bedrijfsbureau voor zowel advies- als operationele PIOFACH vraagstukken.
De afdelingssecretaris vormt samen met de managementondersteuner en afdelingsadviseur de ondersteuning van het afdelingshoofd, door bij te dragen aan de dagelijkse besturing van de afdeling.
Achtergrond opdracht
Het Bedrijfsbureau, ondergebracht bij de afdeling Infrastructuur Centrale Services = van IT infra, levert ten behoeve van de vijf afdelingen van IT Infra ondersteuning op het gebied van bedrijfsvoeringszaken (SCOPAFIJTH). Daarnaast biedt het Bedrijfsbureau bestuurlijke ondersteuning, door middel onder andere = afdelingssecretarissen. Zij bieden bestuurlijke en procesmatige ondersteuning aan de vijf afdelingen binnen IT-Infra, iedere afdeling heeft een eigen secretaris. Functioneel wordt de secretaris aangestuurd door het afdelingshoofd, terwijl de formatieplaats onder de teammanager, Data, Ondersteuning, Transformatie en Advies hangt.
Samenvattende opgave en missie
Analyseert het bedrijfsdomein en optimaliseert de bedrijfsprestaties door middel van een technologietoepassing. Analyseert de informatie en de processen die nodig zijn om bedrijfsplannen te ondersteunen. Formuleert functionele en niet-functionele vereisten van de bedrijfsorganisatie en adviseert over de levenscyclus van de informatieoplossingen. Evalueert de impact in termen van verandermanagement.
Taken
Draag bij aan de voorbereiding van het bedrijfsplan van de organisatie
Analyse van zakelijke vereisten en ontwerpgerelateerde processen
Ondersteuning van digitale transformatie, het identificeren van verbeterpunten in bedrijfsprocessen
Bied mogelijke ICT-oplossingen die voldoen aan de ICT-strategie
Ontwikkel businesscases met betrekking tot de voorgestelde oplossingen
Analyseer vereiste informatie en documenten
Plan ontwikkelen voor continuïteit van operaties
Eisen
Kandidaat beschikt over minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met bestuurlijke verhoudingen en omgangsvormen in een complexe IT-organisatie
Kandidaat beschikt over een HBO diploma of over aantoonbaar HBO werk en denkniveau
kandidaat beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden (Nederlands)
Kandidaat heeft aantoonbaar werkervaring als afdelingssecretaris of soortgelijke functie - 1 jaar
Wensen
Kandidaat heeft bij voorkeur minimaal 1-2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie of het IT werkveld.
Kandidaat is bij voorkeur in staat draagvlak te creeren voor zijn of haar ideeen.
Kandidaat beschikt bij voorkeur over een HBO diploma in de richting van Bestuurskunde/Bedrijfskunde
We zien uit naar passende profielen.
Start: denk aan februari 2026 (na afronding Niveau Veiligheidsonderzoek VGB B)
Duur: 12 maanden
Uren: 36 uur per week
Locatie: Utrecht, Kromhout Kazerne
Offsite werken bespreekbaar: Ja, 70% op locatie
Deadline: 14 november
Opdrachtomschrijving
De afdelingssecretaris:
• Werkt mee aan stukken (memo's, nota's, besluiten, etc.).
• Heeft een coördinerende en bewakende rol bij het uitzetten van vraagstukken, opvolgen van acties en organiseren van reviews-bereid deze ook inhoudelijk voor.
• Ondersteunt inhoudelijk bij de voorbereiding van heidagen, afdelingsbijeenkomsten en brainstormsessies.
• Verzorgt rapportages en bewaakt het afdelingsmanagement systeem en de jaarplanningcyclus.
• Treedt op als aanspreekpunt bij projecten/ coördineert uitvragen en is aanspreekpunt voor voor tactisch-, strategische vraagstukken binnen de eigen afdeling maar ook voor andere afdelingen binnen IT-Infra.
• Is het primaire contactpunt (product owner) namens de afdeling naar het Bedrijfsbureau voor zowel advies- als operationele PIOFACH vraagstukken.
De afdelingssecretaris vormt samen met de managementondersteuner en afdelingsadviseur de ondersteuning van het afdelingshoofd, door bij te dragen aan de dagelijkse besturing van de afdeling.
Achtergrond opdracht
Het Bedrijfsbureau, ondergebracht bij de afdeling Infrastructuur Centrale Services = van IT infra, levert ten behoeve van de vijf afdelingen van IT Infra ondersteuning op het gebied van bedrijfsvoeringszaken (SCOPAFIJTH). Daarnaast biedt het Bedrijfsbureau bestuurlijke ondersteuning, door middel onder andere = afdelingssecretarissen. Zij bieden bestuurlijke en procesmatige ondersteuning aan de vijf afdelingen binnen IT-Infra, iedere afdeling heeft een eigen secretaris. Functioneel wordt de secretaris aangestuurd door het afdelingshoofd, terwijl de formatieplaats onder de teammanager, Data, Ondersteuning, Transformatie en Advies hangt.
Samenvattende opgave en missie
Analyseert het bedrijfsdomein en optimaliseert de bedrijfsprestaties door middel van een technologietoepassing. Analyseert de informatie en de processen die nodig zijn om bedrijfsplannen te ondersteunen. Formuleert functionele en niet-functionele vereisten van de bedrijfsorganisatie en adviseert over de levenscyclus van de informatieoplossingen. Evalueert de impact in termen van verandermanagement.
Taken
Draag bij aan de voorbereiding van het bedrijfsplan van de organisatie
Analyse van zakelijke vereisten en ontwerpgerelateerde processen
Ondersteuning van digitale transformatie, het identificeren van verbeterpunten in bedrijfsprocessen
Bied mogelijke ICT-oplossingen die voldoen aan de ICT-strategie
Ontwikkel businesscases met betrekking tot de voorgestelde oplossingen
Analyseer vereiste informatie en documenten
Plan ontwikkelen voor continuïteit van operaties
Eisen
Kandidaat beschikt over minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met bestuurlijke verhoudingen en omgangsvormen in een complexe IT-organisatie
Kandidaat beschikt over een HBO diploma of over aantoonbaar HBO werk en denkniveau
kandidaat beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden (Nederlands)
Kandidaat heeft aantoonbaar werkervaring als afdelingssecretaris of soortgelijke functie - 1 jaar
Wensen
Kandidaat heeft bij voorkeur minimaal 1-2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie of het IT werkveld.
Kandidaat is bij voorkeur in staat draagvlak te creeren voor zijn of haar ideeen.
Kandidaat beschikt bij voorkeur over een HBO diploma in de richting van Bestuurskunde/Bedrijfskunde
We zien uit naar passende profielen.
De verantwoordelijk recruiter voor deze opdracht is Lisa van Meijeren. U kunt solliciteren via de sollicitatiebutton, of u kunt per e-mail l.meijeren@caesar.nl) of telefoon +31 6 11379562 contact opnemen.